Etika penanganan telepon

Etika penanganan telepon

v  Etika bertelepon dikantor

Secara umum ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam etika bertelepon dikantor, yaitu sebagai berikut :

a.   Siapkan selalu alat tulis, buku telepon, dan kertas kosong untuk menuangkan pesan-pesan yang diterima dan harus dicatat.

b.  
Pegang ganggang pesawat telepon. Dekatkan dengan telinga dan mulut agar suara menjadi jelas terdengar dan suara yang diterima juga jelas.

c.   Usahakan bunyi nafas teratur dengan baik. Sehingga pada saat berbicara tidak terdengar desah nafas atau suaa mendengkus ditelepon.

d.   Hindari menggunakan kata “hallo” saat membuka percakapan. Kata “Hallo” terkesan santai dan sok akrab, sehingga kurang tepat digunakan dalam berhubungan telepon dilingkungan kantor.

e.   Berusahalah menyimak dengan baik yang dibicarakan penelpon. Fokus pada hal-hal yang dibicarakan.

f.    Tanggapi dengan cepat maksud pembicaraan penelepon. Berikan kesan bahwa orang yang berbicara di perhatikan, seolah-olah sedang berhadapan.

g.   Berbicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Hindari kata-kata yang dapat menyinggung perasaan, walaupun mungkin anda mendapat perlakuan yang kurang menyenangkan melalui telepon. Berusahalah untuk menahan diri agar tetap sabar. Tidak terpancing emosi, tetap ramah dan sopan dalam melakukan hubungan telepon dengan siapapun.

h.   Bicaralah dengan tempo dan suara yang wajar, tidak terlalu keras, tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lambat. Sehingga apa yang dibicarakan bisa di dengar dan disimak dengan baik dan benar.

i.     Seorang penelepon sebaiknya mengetahui nama siapa yang akan di telepon, jabatannya, dan perusahaannya. Saat telepon tersambung, penelepon harus menyebutkan nama dan jabatan yang dihubungi /dituju. Dengan demikian pelepon terlihat sudah siap melakukan hubungan telepon.

j.    Jangan menggunakan pesawat telepon kantor untuk kepentingan pribadi . Apabila terpaksa harus menggunakan telepon karena ada urusan keluarga yang penting, gunakanlah dengan bijaksana sehingga tidak mengganggu tugas-tugas kantor.

k.   Sebagai penutup percakapan, ada baiknya menanyakan hal-hal yang masih dapat dibantu. Contoh : “ mungkin masih ada lagi yang bisa kami bantu pak/bu?”  Bila tidak ada segera ucapka terima kasih dan sampaikan salam penutup.